Menu Zamknij

Jak stosować „ustawę Kamilka” w zgodzie ze standardami ochrony danych osobowych

Prezes UODO w związku z ostatnio napływającymi do niego sygnałami, pytaniami w zakresie przetwarzania danych osobowych dla przyjęcia i realizacji standardów ochrony małoletnich (dzieci), wskazuje – wraz ze Społecznym Zespołem Ekspertów przy Prezesie UODO – na co zwrócić uwagę przy przetwarzaniu ich danych osobowych.

Dobrostan i bezpieczeństwo dzieci są wartościami, o które należy dbać także w myśl przepisów RODO. Dzieci wymagają szczególnej ochrony danych osobowych, gdyż mogą one być mniej świadome ryzyka, konsekwencji, zabezpieczeń i praw przysługujących im w związku z przetwarzaniem danych osobowych (motyw 38 RODO).

Działania profilaktyczne i prewencyjne, jak bezpieczna rekrutacja i bezpieczne relacje z dziećmi – przewidziane zmienionymi w 2023 r. przepisami ustawy o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym, w tym w zakresie standardów ochrony małoletnich, które należy stosować od 15 sierpnia 2024 r. – wymagają uwzględnienia wymogów RODO.

Nowe obowiązki dotyczą organów zarządzających jednostkami systemu oświaty (przedszkoli, szkół i schronisk młodzieżowych) oraz innych placówek oświatowych, opiekuńczych wychowawczych, resocjalizacyjnych, religijnych, artystycznych, medycznych, rekreacyjnych, sportowych lub związanymi z rozwijaniem zainteresowań, do których uczęszczają albo w której przebywają małoletni, a także organizatorzy tychże działalności oraz podmioty świadczące usługi hotelarskie, turystyczne czy prowadzące inne miejsca zakwaterowania zbiorowego.

Jak stosować „ustawę Kamilka” w zgodzie ze standardami ochrony danych osobowych
Jak stosować „ustawę Kamilka” w zgodzie ze standardami ochrony danych osobowych

W kontekście rozwiązań informatycznych w wydanych zaleceniach uwagę zwracają następujące wymagania:

– Trzeba zadbać o bezpieczeństwo sprzętu – dane osobowe nie mogą trafiać na urządzenia niezabezpieczone (w tym na niezabezpieczone nośniki danych). Nie powinno się robić kopii, bo to tworzy dodatkowe ryzyko.

– Bardzo ważna staje się polityka korzystania z silnych haseł.

– Jeżeli standard wymaga przechowania określonych dokumentów w aktach osobowych, nie należy trzymać ich w innym miejscu. Dostęp do miejsc, gdzie przechowywane są dane osobowe (np. do serwerowni) mogą mieć tylko osoby uprawnione.

– Pamiętaj o zawarciu umowy powierzenia w przypadku powierzenia poza organizację pewnych czynności na danych (np. dotyczących przechowywania danych).

Szczególnie trudnym wyzwaniem stanie się nie robienie kopii zapasowych. Przewrotne. Tak. Ale ten wymóg troszkę wywraca wszystko do góry nogami.

Dane mogą znajdować się w systemach informatycznych służących do obsługi księgowej, kadrowej, sieci informatycznej.

Podmioty będą musiały znaleźć sposób na wyodrębnienie tych danych z wykonywanych kopii. Jak? Szczerze odpowiem, że temat może być bardzo zawiły. Jak bowiem wykonać kopię bazy systemu kadrowego bez danych osób, które należą do tego systemu.

Jak znaleźć sposób na zabezpieczenie tych danych pod kątem odtworzenia w razie potrzeby? Chyba, dokumentacja analogowa – czyli papierowa zostanie.

Pozostałe zalecenia, choć zrozumiałe, będą kosztowne. To nie ulega wątpliwości. Czy w związku z tym, żłobki, przedszkola – udźwigną to zagadnienie budżetowo?

Czekam również na analizy i zalecenia czy rozwiązania proponowane przez inne jednostki.