Nie tylko ogromne restauracje mogą dziś korzystać z rozwiązań informatycznych dedykowanych tej właśnie branży. Mniejsze lokale mają możliwość zakupu oprogramowania, które nie tylko usprawni sprzedaż i przyspieszy obsługę klienta, ale przede wszystkim pozwoli sprawniej zarządzać.
Dlatego w tym artykule postaram się przybliżyć lub przypomnieć najważniejsze aspekty tych rozwiązań. Zwłaszcza, że nastąpił dość wyraźny rozwój i postęp technologiczny w tej dziedzinie.
Systemy sprzedażowe dla gastronomii
Informatyka w gastronomii jest obecna już od dłuższego czasu. Przyjęło się jednak, że tylko wielkie restauracje stać na zakup odpowiedniego oprogramowania, skrojonego niemal na miarę. Jest to mit, który należy obalić. Każdy właściciel bistro, food-trucka czy jeszcze mniejszej gastronomii, może pozwolić sobie na wdrożenie profesjonalnych rozwiązań, które znacząco usprawnią proces sprzedaży.
System POS oraz GPOS
Takie systemy nazywamy systemami POS (Point of Sale – Punkt sprzedaży) lub GPOS (Gastronomy Point of Sale – Gastronomiczny Punkt Sprzedaży).
Czym jest system POS? Najczęściej definiowany jest jako kompletny zestaw narzędzi informatycznych przeznaczonych dla punktu sprzedaży detalicznej. W zestawie są urządzenia komputerowe i fiskalne, oprogramowanie oraz terminal płatniczy.
Systemy frontowe
Tak nazywa się potocznie system funkcjonujący na froncie czyli tu, gdzie przyjmowane są zamówienia. Najczęściej korzysta z nich kelner bądź pracownik za barem, który odbiera od klienta zamówienie, przekazuje je na kuchnię i przyjmuje płatność. Forma nie ma znaczenia, liczy się miejsce. Wiele lokali gastronomicznych, szczególnie tych gdzie właściciel nie ma świadomości korzyści, jakie płyną z wdrożenia systemu sprzedażowego, realizuje jeszcze zasadę bonowników. Zamówienie jest wprowadzane na kasę fiskalną, paragon otrzymuje klient, natomiast na kuchnię trafia zapisana karteczka, gdzie określone są poszczególne elementy zamówienia. Podobnie funkcjonuje to w przypadku obsługi kelnerskiej. Są jednak lokale, gdzie bonowniki odeszły już do lamusa, a funkcję kasy pełni tablet bądź monitor połączony z drukarką fiskalną.
System w pełni funkcjonalny to taki, który umożliwia pracownikowi przyjęcie zamówienia szybko, bez tracenia czasu na wypisywanie kartek. Każdą uwagę klienta co do sposobu przygotowania dania np. zamiana sosu czy też z konkretną przyprawą, powinno się ewidencjonować w systemie zaraz przy pozycji, której uwaga dotyczy.
Dobrze skonfigurowany system sprzedaży to także bezproblemowy tzw. cross selling, który jest niezwykle istotny przy każdym zamówieniu. Dzięki podpowiedziom wyświetlanym na ekranie pracownik wie, co powinien polecić gościom dodatkowo, aby podnieść wartość rachunku. Każdy restaurator chce stosować tę technikę, jednak często zawodzi czynnik ludzki. Zbyt dużo zamówień, roztargnienie pracownika lub jego niechęć powoduje, że nie sprzedajemy klientowi dodatkowych pozycji z menu. Ewidencjonowanie zamówień elektronicznie, skutecznie pozwoli wyeliminować ten kłopot.
Wygoda pracy na kuchni
Systemy frontowe mogą być połączone z aplikacją kuchenną. Każde przyjęte zamówienie może wyświetlać się na zamontowanym ekranie (wystarczy tablet) lub też drukować się na drukarce bonowej. Wybór należy do właściciela. Mamy zatem gwarancję, że zamówienie przyjęte od klienta trafia do realizacji natychmiast. Kelner czy też pracownik baru nie musi iść na kuchnię z zamówieniem napisanym na kartce. Wszystko dzieje się automatycznie. W momencie, kiedy funkcjonuje w lokalu obsługa kelnerska, również łatwiej zarządzać serwowaniem dań. Każde przygotowane danie, oznaczone w systemie przez pracowników kuchni, wyświetla się jako „gotowe do wydania”. Kelner może w odpowiednim momencie podejść i podać klientowi ciepły, świeży posiłek. Podobnie jest z daniami na wynos, które w chwili ukończenia otrzymują status „zapakowane” i można przekazać klientowi bądź kurierowi realizującemu dowóz.
Kontrola i zarządzanie
System sprzedaży to także aplikacja, która pozwala właścicielowi czy menadżerowi lokalu na bieżąco weryfikować sprzedaż, sprawdzać czas przyjmowania zamówienia czy też analizować pozycje menu, które sprzedają się lepiej, a które nie sprzedają się tak jak tego oczekiwaliśmy. Tego rodzaju dane są niezwykle przydatne przy podejmowaniu strategicznych decyzji np. w kwestii kształtu menu czy też polityki cenowej. W każdej chwili możemy również sprawdzić, jaka była sprzedaż w poszczególnych dniach, tygodniach czy miesiącach. Porównanie tych danych ze wskazanym okresem również nie stanowi najmniejszego problemu. Mamy cały czas dostęp do bieżących informacji. Istotne jest także to, iż właściciel może przeglądać te dane z pozycji telefonu czy tabletu. Aplikacje mobilne są obecnie standardem, od którego nie ucieka żaden producent tego rodzaju oprogramowania.
System sprzedażowy to także bardzo sprawny element ewidencji czasu pracy. Możemy w każdej chwili, na podstawie zalogowania i wylogowania użytkowników, sprawdzić obecność czy czas pracy. Bez trudu, przy prawidłowej konfiguracji, możemy odejść od tradycyjnych, papierowych wykazów godzin. System wyliczy nam także wynagrodzenie pracownika, jeśli rozliczamy się stawką godzinową. Będzie to znaczne ułatwienie przy zamykaniu miesiąca, kiedy wystarczy wygenerować raport i przekazać księgowej do obliczenia składek i należnych zaliczek na podatek dochodowy.
Dania na wynos
Każdy system sprzedażowy umożliwia rozróżnienie, czy danie jest podawane w lokalu czy pakowane na wynos. To bardzo istotne z punktu widzenia kuchni, gdzie na ekranie wyświetla się odpowiedni komunikat. Pracownicy wiedzą wówczas, czy mają konkretne potrawy zapakować. Dodatkowy moduł pozwala również na zarządzanie własnymi kierowcami. Przyjęcie zamówienia od klienta z dowozem, będzie bezpośrednio połączone z modułami dla kierowców. Możemy wprowadzić konkretny adres, kwotę pobrania od klienta, przypisać kierowcę. Bardzo łatwo można skontrolować, czy wszystkie pieniądze są zwrócone przez kurierów oraz ocenić ich wydajność. System bowiem pozwala wygenerować raporty, ile zamówień poszczególny pracownik dostarczył. Jeśli w restauracji panuje system premiowania zależny od ilości wykonanych zamówień, wówczas raport będzie bardzo dobrym i wiarygodnym dokumentem, pozwalającym sprawiedliwie nagradzać pracowników.
Kasa
Rozliczanie kasy, zamykanie raportów dobowych czy weryfikacja poprawności przyjęcia płatności to rzeczy niezwykle istotne. Szczególnie, jeśli mamy pracę zmianową. System umożliwia prowadzenie pełnego raportu kasowego, który pozwala na bieżącą kontrolę stanu gotówki, przekazywanie sobie zmian między pracownikami z rozliczeniem. Jest też nieocenionym źródłem informacji o rodzajach płatności. Ewidencjonując zamówienie, każdy pracownik jest zobowiązany wybrać sposób płatności. Jeśli chcemy sprawdzić, ile płatności zostało wykonanych np. kartą, wystarczy zastosować odpowiedni filtr i niemal natychmiast wiemy, jakiej wartości operacje zostały wykonane przez terminal. Raportowanie to także sposób kontroli kasy. W każdej chwili można zliczyć gotówkę i porównać ze stanem systemowym. Każdy brak powinien obciążać pracowników na zmianie, dlatego też łatwiej wskazać niedobory, jeśli każdą operację mamy uwidocznioną w raporcie.
Nadzór
Jeśli chcemy zwiększyć nadzór nad pracownikami, aby np. nie było zamówień przyjmowanych poza systemem, kiedy gotówka nie trafia do kasy firmy, można system połączyć z kamerą rejestrującą każdą operację. Możemy wówczas porównać konkretny paragon z nagraniem aby zweryfikować, czy wszystkie operacje zostały zaewidencjonowane prawidłowo. To skrajne przypadki, jednak każdy, kto prowadzi gastronomię ma świadomość, że takie sytuacje się niestety zdarzają. Kamera pozwala także kontrolować na bieżąco sposób obsługi klienta. Jeśli mamy wdrożone określone standardy, powinniśmy weryfikować ich przestrzeganie właśnie z pomocą multimediów. Nie ma fizycznej możliwości, aby przy pracowniku był cały czas ktoś z kierownictwa, więc ułatwieniem jest połączenie systemu sprzedażowego z kamerą.
System sprzedażowy, jak widać na powyższych przykładach, jest bardzo istotnym elementem sprawnie funkcjonującej restauracji. Warto rozważyć możliwość jego zakupu tym bardziej, że ofert jest mnóstwo a każdą aplikację możemy dostosować do swoich potrzeb. Modułowe oprogramowanie to gwarancja, że płacimy tylko za to, co nas interesuje. W każdej chwili możemy rozbudować system o kolejne moduły, jeśli tylko pojawi się taka potrzeba. Opieka serwisowa czy szkolenie wdrożeniowe to istotne elementy, które powinniśmy uwzględnić przy wyborze wykonawcy. Szczególnie na początku będzie dobrym rozwiązaniem możliwość kontaktu z producentem oprogramowania, aby rozwiązać nawet najbardziej banalne problemy.